Votre service achats ne sera plus jamais redouté par les startups

Sur quel modèle collaborer avec les startups ? Comment ne pas freiner les startups avec les procédures ?  Comment aborder la facturation et réduire les délais de paiement ?

Le 31 mai 2017, Kinov, startup proposant une plateforme d’Open Innovation et BRAPI, Le Benchmark des Responsables Achats de Prestations Intellectuelles, ont organisé un groupe de travail réunissant grands groupes et startups. L’objectif ? Échanger autour des process achats actuels et des différentes actions à entreprendre pour faciliter les relations entre startups et grands groupes.

Porte d’entrée des startups dans votre entreprise, le service achats occupe une place centrale dans vos collaborations. En effet, lorsque les métiers décident de travailler avec une startup, c’est aux achats que revient la contractualisation. Seulement, pour les startups, cette porte d’entrée peut vite s’apparenter à un véritable coffre-fort.

“Les entreprises aujourd’hui ont fait évoluer leurs démarches. Elles sont prêtes à perdre en investissant sur un produit pas encore abouti, mais à fort potentiel. ” François TOURRETTE, dirigeant de BRAPI

Les grands groupes, de plus en plus investis dans l’Open Innovation, sont prêts à collaborer pleinement avec leur écosystème externe et notamment avec les startups. Pourtant, certains de leurs process restent encore ancrés dans de vieilles habitudes. Coup d’œil sur cinq bonnes pratiques grâce auxquelles votre service achats trouvera enfin une place de facilitateur au sein de vos relations avec les startups.

Des collaborateurs achats acculturés à l’Open Innovation

La première étape consiste à identifier des collaborateurs achats volontaires et motivés par l’Open Innovation. Ils doivent de préférence avoir une appétence pour le monde de l’entrepreneuriat, des startups et de l’innovation. Proposez-leur ensuite des modules de formation pour transformer leur appétence en compétences ! Pour bien comprendre le mode de fonctionnement startup et occuper une place stratégique dans son écosystème, les collaborateurs achats doivent avant tout être acculturés. Ils seront d’autant plus impliqués dans le bon déroulement de la collaboration s’ils possèdent toutes les clés en main pour sourcer et qualifier eux-mêmes les startups. Pour encourager leur démarche, n’oubliez pas de les valoriser, par exemple en communiquant autour de leurs actions.

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Des parcours achats personnalisés

Dites stop aux collaborateurs achats qui considèrent encore les startups comme des fournisseurs classiques ! À travers des séances de réflexion collective, vous allez pouvoir identifier des critères sur lesquels construire différents profils de startups. Pour vous aider, basez-vous sur celles que vous avez déjà rencontrées. Cette réflexion va vous permettre, par la suite, de dessiner plus facilement des parcours achats adaptés à chaque profil type.

Des collaborations abordées avec pédagogie et anticipation

Lorsqu’une collaboration est initiée avec une startup, constituez une équipe en interne qui l’accompagnera. L’idéal est de réunir un sponsor en charge de financer les POCs, un coordinateur qui orientera la startup vers les bonnes personnes et un métier “mentor” qui gère le POC sur le plan opérationnel avec elle.

“ Il existe un problème de culture entre le métier et la startup, on peut passer des heures à travailler sur le contrat même après le POC. ” Mathilde Tenneroni, Program Manager URLink chez Unibail-Rodamco

Au-delà de guider la startup à travers les modalités du parcours achat, l’équipe interne dédiée sera en mesure de la former au mode de fonctionnement et à la culture des grands groupes. En retour, la startup pourra également accoutumer le grand groupe à son état d’esprit et à ses pratiques.

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Des contractualisations transparentes et pragmatiques

Pour bien appréhender la contractualisation, il est important d’établir une relation complètement transparente avec la startup. Par exemple, vous pouvez vous échanger, dès le départ, le SWOT que chacun aura réalisé vis-à-vis de la collaboration. Ainsi, vous allez prendre le temps de bien comprendre les contraintes et attentes actuelles et futures de chaque partie prenante.

Un contrat court et évolutif de 3 à 5 pages maximum est recommandé. Pour éviter les pertes de temps, utilisez ce qui a déjà été produit par vos collaborateurs. Capitalisez sur les contrats déjà édités en créant par exemple une “contrat-thèque” partageable et accessible depuis votre intranet ou votre outil d’Open Innovation.

Des référencements et des paiements startup-friendly

Il peut paraître dérisoire de demander à une startup les mêmes documents et justificatifs que ceux demandés aux PME et fournisseurs classiques. Une solution serait de formaliser un kit de documents de base nécessaires au référencement de la startup. En étant guidée, elle pourra plus rapidement fournir les documents requis et le grand groupe obtiendra de son côté, des dossiers complets plus facilement. Notez que si vous avez un jour de référencement habituel des nouveaux fournisseurs, le communiquer auprès de la startup pourra l’aider à s’organiser.

“ Le projet était fini, mais nous n’étions pas encore enregistrés dans la base fournisseurs…”  Karen BASTIEN, cofondatrice de WEDODATA

Concernant le paiement, il est recommandé d’instaurer des modalités de paiement spécifiques. Par exemple, si vous avez construit un parcours achats « léger », mettez en place un acompte de 30 à 50% à la commande ou encore un délai de paiement de 7 à 15 jours. Comme Unibail-Rodamco, vous pouvez aussi opter pour des demandes de paiements exceptionnels et par la suite industrialiser cette méthode. Le temps de paiement des startups pourra alors être considérablement réduit.

Les efforts doivent, bien entendu, être partagés entre les grands groupes et les startups. Celles-ci doivent, de leur côté, accueillir avec bienveillance toutes les actions entreprises par le grand groupe, et se responsabiliser en effectuant, lorsque cela est nécessaire, quelques compromis.

Aujourd’hui, votre démarche d’Open Innovation concerne bien plus que votre équipe innovation. D’ailleurs, de plus en plus de grandes organisations ont saisi l’opportunité de confier un rôle moteur aux achats pour faciliter leur démarche d’Open Innovation. C’est notamment le cas de CNP Assurances qui a équipé son service achats de la plateforme Kinov, profitant également de la démarche pour renouveler et challenger son panel de fournisseurs habituels. Alors, pourquoi pas vous ?

Envie d’en savoir plus ?

Consultez l’infographie et le livre blanc associés à cet article. Retrouvez également le dernier benchmark 2017 de BRAPI sur le rôle des achats de prestations intellectuelles dans la collaboration avec les start-up